Funktionsübersicht

Mail lesen und sortieren

Alle Postfächer stehen links untereinander, „Alle Posteingänge“ zeigt sie zusammen, jedes mit eigener Farbe. Fährt die Maus über eine Zeile, erscheinen Fähnchen, Wecker, Papierkorb und ein Knopf für gelesen oder ungelesen. Mehrere Mails markieren Sie mit Haken oder Strg und Umschalt. Löschen und Verschieben lassen sich acht Sekunden lang rückgängig machen (ab 0.1.4). Ein Doppelklick öffnet die Mail im eigenen Fenster (ab 0.1.14). Eine Mail gilt erst als gelesen, wenn Sie das wollen (ab 0.1.18). Wer es automatisch mag, stellt eine Zeit ein. Beantwortete und weitergeleitete Mails tragen in der Liste einen blauen bzw. lila Kreis hinter dem Absender, ein Klick zeigt Ihre Antwort (ab 0.9.12). Auf Wunsch steht auch bei älteren Mails die Uhrzeit klein unter dem Tag, Einstellung „Datum in der Liste“, „Kurz, mit Uhrzeit“ (ab 0.9.10). Ordner ohne Mails blendet net97Mail bei Microsoft 365 aus, andere per Rechtsklick.

Sicher lesen

Externe Bilder lädt net97Mail erst auf Wunsch. Links zeigen beim Überfahren ihr echtes Ziel. Verdächtige Links (IP-Adressen, Kurzlinks, nachgeahmte Markennamen) und Absender, die sich als Bank oder bekannte Firma ausgeben, warnen sichtbar (ab 0.1.44). Ist eine Warnung bei einem bekannten Absender unnötig, nehmen Sie sie mit „Ist in Ordnung“ weg (ab 0.9.5).

Schnell abarbeiten

Kurzschritte wie in Outlook (ab 0.1.8): „Erledigt“ markiert als gelesen und legt ins Archiv. Eigene bauen Sie aus Vorlagen. Mit „Später“ schicken Sie eine Mail auf morgen früh oder einen anderen Tag, sie kommt ungelesen zurück. Die Markierung „Antworten“ zeigt, wo jemand etwas von Ihnen erwartet. Ab 0.1.19 trägt sie nur noch Mails mit echter Frage von bekannten Absendern.

Suchen

Strg+E sucht im Ordner, „Überall“ in allen Postfächern. Die Volltextsuche liest Inhalte nach dem ersten Abruf im Hintergrund ein (ab 0.1.18). Bis sie fertig ist, findet die Suche Betreff und Absender. Mit dem Zusatzmodul Mailarchiv erscheinen dazu Treffer aus dem Archiv, auch aus Anhängen.

Schreiben und senden

Im Feld „Von“ stehen alle Ihre Absender. Die Formatleiste bietet Schrift, Farben, Listen, Links, Bilder, Tabellen und Sonderzeichen (ab 0.1.23); Bilder lassen sich auch einfügen oder in den Text ziehen. Häufige Texte wie Bankverbindung oder Anfahrt legen Sie als „Textbausteine“ ab. Je Absender gibt es mehrere Signaturen, etwa eine kurze und eine englische; beim Schreiben wählen Sie neben dem Absender eine andere (ab 0.9.8). Signaturen aus Outlook übernimmt net97Mail auf Wunsch (ab 0.1.43). Entwürfe schreiben Sie aus dem Entwurfsordner weiter (ab 0.9.0). Aus Word, Excel und dem Explorer öffnet „Senden an“ die Mail in net97Mail, die Datei hängt schon dran (ab 0.1.11). Anhänge ziehen Sie auch aus Outlook oder dem Browser in eine neue Mail (ab 0.9.8). Bei Microsoft 365 geht der Versand auch dann, wenn Ihre Firma SMTP gesperrt hat (ab 0.1.12, über Microsoft Graph). Anhänge ziehen Sie aus der Mail in den Explorer, auf den Desktop oder nach Word (ab 0.1.17).

Kalender

Tag, Arbeitswoche, Woche, Monat und Liste (ab 0.1.11). Termine verschieben Sie mit der Maus, die Dauer ändern Sie am unteren Rand. Einladungen aus Mails zeigen oben eine Karte mit Ihrem Tagesverlauf, Überschneidungen stehen dabei. Zu- oder absagen geht mit einem Klick. Unbeantwortete Einladungen zählt die Leiste, net97Mail erinnert einmal am Tag und am Vortag (ab 0.9.7). Bei Microsoft 365 erscheinen auch Kalender, die Kollegen oder ein freigegebenes Postfach für Sie bereitstellen. Nicht benötigte Kalender blenden Sie aus. Ab 0.1.21 wiederholen sich Termine wie in Outlook: alle zwei Wochen an bestimmten Tagen, am 15. jedes Monats oder am zweiten Dienstag, mit Ende nach einer Anzahl oder an einem Datum. Termine tragen „Anzeigen als“ (frei, mit Vorbehalt, beschäftigt, außer Haus) und auf Wunsch den Vermerk privat. Sie laden Teilnehmer ein; bei Microsoft 365 wird daraus mit einem Haken eine Teams-Besprechung. Bei Terminen mit Ort rechnet net97Mail die Fahrtzeit ein, wie AIS, und erinnert vor der Abfahrt. Kalender lassen sich umbenennen und einfärben (ab 0.1.21). Mehrere Kalender stehen nebeneinander oder liegen übereinander, jeder auf jedem, per Menü oder mit der Maus (ab 0.9.7, frei kombinierbar ab 0.9.9). Mehrtägige Termine belegen ihre Tage, im Monat steht „ab“, ganztägig und „bis“; das Mausrad blättert dort monatsweise (ab 0.9.9). An Geburtstage aus Kontakten und Geburtstagskalendern erinnert net97Mail am Tag oder am Vortag (ab 0.9.9). Erinnerungen erscheinen zusätzlich in einem Fenster am rechten Bildschirmrand, das vorn bleibt, bis Sie sie schließen; dort treten Sie einer Besprechung bei oder lassen sich erneut erinnern (ab 0.9.13). In den Einstellungen stehen Kalender, Fahrtzeit und Geburtstage auf eigenen Reitern, und die Liste zeigt ausgeblendete Kalender erst auf Klick (ab 0.9.13). Im Feld Ort schlägt net97Mail beim Tippen Adressen vor (ab 0.1.22). Ab 0.9.14 zählen Postleitzahl, Ort, Hausnummer und ähnlich geschriebene Straßennamen mehr als die Entfernung, und Branchen wie „Tierarzt Umkirch“ zeigen passende Einträge in der Nähe. In der Aufgabenleiste zeigt das Monatsblatt unter jedem Tag farbige Punkte, einen je Kalender mit Terminen (ab 0.1.20). Wer viele freigegebene Kalender hat, lässt dort auf Wunsch nur die eigenen Termine stehen. Wie weit die Terminliste vorausschaut, stellen Sie ein: nur heute, 3, 7 oder 14 Tage (ab 0.1.20).

Aufgaben

Aufgabenliste mit „Heute“, „Geplant“ und „Alle“ (ab 0.1.16). Listen liegen lokal, in Microsoft To Do oder auf einem CalDAV-Server. Aus einer Mail wird per Rechtsklick eine Aufgabe, „Aus Mail“ führt zurück. Markierte Mails stehen als Liste da, ein Haken nimmt die Markierung weg. Erinnerungen kommen als Windows-Meldung und ab 0.9.13 zusätzlich im Erinnerungsfenster, dort mit „Erledigt“. Die Aufgabenleiste rechts neben Mail und Kontakten (ab 0.1.17) zeigt Monatsblatt, die nächsten Termine, offene Aufgaben und markierte Mails. Ab 0.1.20 stehen markierte Mails dort in einem eigenen Bereich, getrennt von den Aufgaben, mit Absender, Datum, Betreff und den ersten Worten. Ein Klick öffnet die Mail. Geteilte Aufgabenlisten von Kollegen lassen sich in der Leiste ausblenden, dann sehen Sie nur Ihre eigenen Aufgaben.

Kontakte

Adressbücher aus Microsoft 365 (Outlook-Kontakte), CardDAV und Google (ab 0.1.17), dazu vCard-Import. Zu jeder Person sehen Sie den Schriftverkehr, offene Antworten zuerst. Gruppen dienen als Verteiler. Unter „Vorschläge“ stehen Leute, denen Sie geschrieben haben und die noch in keinem Adressbuch sind (ab 0.1.17). Ab 0.1.19 erscheinen nur noch Leute mit Anschrift und Telefonnummer in der Signatur, und eine Vorschau zeigt jede Angabe mit Haken, bevor etwas übernommen wird. Doppelte Kontakte fasst net97Mail zusammen, Fotos aus Google und Outlook erscheinen (ab 0.1.24).

Microsoft 365

Anmeldung über den Browser, auch bei Firmenadressen mit altem Autodiscover (ab 0.1.10). Freigegebene Postfächer wie info@ sucht net97Mail selbst (ab 0.1.10). Automatische Antworten mit Zeitraum und eigenem Text für externe Absender (ab 0.1.8). Seit 0.1.17 kommen auch Gesendete Elemente und eigene Ordner vollständig an. Termine speichert net97Mail in Ortszeit (ab 0.9.4).

Zusatzmodule

Zusatzmodule laden Sie unter Datei, „Add-ons verwalten“ (ab 0.1.26). Was Ihre Lizenz enthält, steht dort. Sie aktualisieren sich selbst.

• DOCUvia (ab 0.1.17): „In DOCUvia ablegen“ über der Mail, im Menüband und im Rechtsklick. Die Mail kommt als PDF mit ihren PDF-Anhängen in eine Mappe. Den Ort wählen Sie aus Ihren Favoriten oder per Suche. Danach trägt die Mail einen Vermerk, ein Klick öffnet die Mappe. Ab 0.1.19 sind nur PDF-Anhänge vorausgewählt, und der Dialog sagt, wenn die Mail schon abgelegt ist. Liegt eine Datei schon im DMS, sagt das der Dialog vor dem Ablegen.
• Signaturportal: Die Signatur pflegt Ihre Firma zentral; net97Mail holt sie beim Schreiben, mit denselben Regeln wie in Outlook. Gibt das Portal für einen Absender keine Signatur heraus, sagt net97Mail beim Schreiben warum und nimmt die eigene (ab 0.9.11).
• Mailarchiv: Treffer aus dem Mailarchiv erscheinen in der Suche, auch aus Anhängen. Eine archivierte Mail öffnen Sie oder legen sie mit „In Postfach ablegen“ zurück.

Mails aus Google-Postfächern gibt net97Mail nicht an Zusatzprogramme weiter, dort fehlen die Knöpfe (ab 0.1.19).

Drucken, speichern, öffnen

Drucken und „Als PDF speichern …“ (ab 0.1.8). Mails als .eml speichern, auch mehrere auf einmal. .eml-Dateien öffnen per Doppelklick im Explorer. Ab 0.9.12 stehen oben rechts in der geöffneten Mail ein Druckerknopf und ein Menü mit „Speichern unter …“, „Drucken …“ und „Als PDF speichern …“, auch im eigenen Fenster. „Speichern unter …“ (F12) fragt nach Ort und Dateityp: E-Mail (.eml), PDF, Nur Text oder Webseite.

Umzug und Sicherung

Ab 0.9.14: Unter Datei, Einstellungen, „Umzug“ speichern Sie die ganze Einrichtung in einer verschlüsselten Datei: Postfächer, Absender mit Signaturen, Einstellungen, Kurzschritte, Textbausteine, verbundene Kalender und Adressbücher. Passwörter und die Kalender, Kontakte und Aufgaben, die nur auf diesem Rechner liegen, kommen auf Wunsch mit. Auf dem neuen Rechner öffnen Sie die Datei an derselben Stelle mit „Umzugsdatei öffnen …“, sehen vorher, was darin steckt, und übernehmen es. Postfächer bei Microsoft 365 und Google melden sich dort einmal neu an. Die Datei taugt auch als Sicherung.

Import aus Outlook

Ab 0.9.18: Unter Datei, Einstellungen, „Import aus Outlook“ öffnen Sie eine Outlook-Datendatei (.pst). net97Mail zeigt ihre Ordner, Sie haken an, was mit soll. Die Mails kommen mit Ordnerstruktur, Datum und gelesen oder ungelesen in ein Postfach Ihrer Wahl oder in die lokalen Ordner auf diesem Rechner. Was dort schon liegt, lädt net97Mail nicht noch einmal. Outlook muss dafür nicht installiert sein.

Hilfe

F1 öffnet Hilfe und Anleitung, passend zum aktuellen Bereich. Die Suche findet beim Tippen, auch „loeschen“ statt „löschen“ (ab 0.1.16). Unter Hilfe gibt es „Wunsch oder Idee“, das direkt in unserer Planung landet (ab 0.1.11).